Základní informace o zpracování osobních údajů a kontakty

Agentura Science Pro, spol. s r.o., Holubova 232/26, Svatý Kopeček, 779 00 Olomouc, IČO 26809575 (Dále jen „Zprostředkovatel“ nebo „správce“) tímto ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen: „GDPR” nebo „Směrnice“) v pozici správce, nebo zpracovatele osobních údajů dle GDPR informuje všechny návštěvníky těchto webových stránek, své obchodní partnery, potenciální zaměstnance a klienty o zpracování jejich osobních údajů.

Informace obsažené v tomto dokumentu doplňují informace, které jsou zákazníkům poskytnuty v uzavírané smlouvě.

Osobními údaji jsou:

1) identifikační údaje ‑ tedy jméno, příjmení, uživatelské jméno, hash, heslo;

2) kontaktní údaje: tel. číslo, emailová adresa, doručovací a fakturační adresa;

3) údaje ve vašem účtu, nastavení newsletterů apod.;

4) údaje o vašich objednávkách: vámi zadané údaje jako jsou služby a placení služby apod.;

5) údaje o vašem chování na webu.

Totožnost a kontaktní údaje správce

Agentura Science Pro, spol. s r.o., Holubova 232/26, Svatý Kopeček, 779 00 Olomouc, IČO 26809575, tel.: 724 071 307

Účely zpracování osobních údajů, právní tituly, oprávněné zájmy a další informace

Účely zpracování osobních údajů jakož i informace o právních titulech, oprávněných zájmech a informace ohledně toho, že osobní informace jsou zpracovány pouze na základě svobodného a aktivního souhlasu klienta jsou vždy obsaženy v uzavřené smlouvě, nebo v obchodních podmínkách uveřejněných na webu Zprostředkovatele. Ke zpracování osobních údajů dochází také za účelem plnění zákonných povinností Zprostředkovatele vyvstávajících z daňového řádu, nebo jiného zákonného právního předpisu, i z jiných účelů, které sledují oprávněný zájem Zprostředkovatele, tedy:

1. z komunikace s potenciálními klienty zejm. e‑mailem a dalšími vhodnými prostředky. Za tímto účelem mohou být osobní údaje (kontaktní, osobní údaje a informace o výsledku jednání s těmito osobami) zpracovávány po dobu neurčitou (do uplatnění práva na výmaz).
2. z důvodu předcházení podvodům, účely kontroly nastavených technologických procesů, z důvodu oprávněného zájmu Zprostředkovatele. Zpracovávají se osobní údaje, kontaktní údaje, účetní údaje a informace o poskytnutých službách.
3. náboru nových zaměstnanců, kteří v rámci přijímací pohovoru sdělí Zprostředkovateli své osobní údaje. Údaje neúspěšných uchazečů jsou uchovány maximálně po dobu 6 měsíců za účelem jejich případného užití spočívající v oslovení s jinou nabídkou zaměstnání/ účasti v jiném nebo opakovaném výběrovém řízení na obsazení pracovní pozice, nedohodnou‑li se strany jinak. K případnému prokázání dodržení zákazu diskriminace a povinnosti rovného zacházení dle zákona o zaměstnanosti při výběrovém řízení, a to na základě oprávněného zájmu Zprostředkovatele mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 kalendářních let od roku, ve kterém bylo výběrového řízení ukončeno, v případě probíhajícího správního, soudního nebo jiného řízení i po celou dobu řízení.
4. přímého marketingu, kterým se rozumí zpracování osobních údajů stávajících zákazníků za účelem přímého oslovení obchodní nabídkou nebo výzkumem na základě oprávněného zájmu Zprostředkovatele. Zprostředkovatel upozorňuje, že pokud zákazník podá u konkrétní služby námitku proti přímému marketingu, Zprostředkovatel již nadále nebude nijak zpracovávat osobní údaje zákazníka za tímto účelem, stejně tak jako přestane zákazníka oslovovat/ zasílat obchodní nabídky.
5. z důvodu výkonu a prosazování právních nároků v rámci reklamací, soudních sporů a výkonů rozhodnutí. Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 let od ukončení smluvního vztahu a je‑li zahájeno správní nebo soudní řízení, pak po celou dobu těchto řízení. Zpracovávají se osobní údaje, kontaktní údaje, účetní údaje a informace o poskytnutých službách. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb.
6. plnění smlouvy dodavateli zboží a služeb Zprostředkovatele. Za tímto účelem jsou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu, a to na základě plnění smlouvy s těmito dodavateli. Po uplynutí této doby dále Zprostředkovatel uchovává tyto údaje na základě oprávněného zájmu za účelem ochrany právních nároků, vnitřní evidence a kontroly, a to po dobu trvání 4 let (trvání promlčecí doby po 3 roky a jeden rok po jejím uplynutí) s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracovává Zprostředkovatel vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení. Oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování služeb. V oblasti účetnictví a daní mohou být osobní údaje zpracovávány až po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnila transakce z důvodu plnění zákonných povinností stanovených zákonem o účetnictví nebo zákonem o dani z přidané hodnoty.
7. poskytování služeb klientům a těm, kteří jsou jejich adresáty. Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu, a to na základě plnění dle uzavřené smlouvy. Zpracovávají se osobní údaje, kontaktní údaje, účetní údaje a informace o poskytnutých službách. Po uplynutí této doby údaje se dále uchovávají osobní údaje na základě oprávněného zájmu za účelem ochrany právních nároků a vnitřní evidence a kontroly, a to po dobu trvání 4 let (trvání promlčecí doby po 3 roky a jeden rok po jejím uplynutí) s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracovává Zprostředkovatel vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení. Oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb.
8. šíření informací, aktualit a dalších obchodních sdělení prostřednictvím e‑mailových zpráv, a to na základě oprávněného zájmu Zprostředkovatele, kterým se zpracovávají osobní a kontaktní údaje u stávajících klientů. Osobní údaje mohou být zpracovávány na dobu neurčitou až do okamžiku, kdy se ukončí trvání smlouvy mezi Zprostředkovatelem a klientem.
9. v souvislosti se Zprostředkovatelem poskytnutými službami se uchovávají osobní údaje třetích osob. Zprostředkovatel zejména zpracovává identifikační údaje, kontaktní údaje a informace související se Zprostředkovatelem poskytnutými službami. Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 5 let od ukončení smluvního vztahu s naším klientem. Blíže k tomuto v části Poskytování Služby.
10. osoby přihlášené k odběru novinek a jiných obchodních sdělení, a to na základě předchozího souhlasu. Zpracovávány jsou identifikační a kontaktní osobní údaje v souladu se zák. č. 420/2004 Sb. Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány na dobu neurčitou až do okamžiku, kdy se příjemce odhlásí z odběru.
11. plnění zákonných povinností je důvodem, proč zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednávkách. Rozhodující v této věci jsou zejm. zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Pro tyto účely osobní údaje používá Zprostředkovatel po dobu vyžadovanou příslušným právním předpisem, nejvýše po dobu 10 let, ledaže by v budoucnu právní předpis stanovil dobu delší.
12. osobní údaje zpracovává Zprostředkovatel také na základě oprávněného zájmu za účelem získání informací, na základě kterých budou služby Zprostředkovatele v budoucnu zlepšovány a pro poskytováním nabídek na míru a cílené reklamy, kterou vám může být zobrazena na Webu.

Zabezpečení

Všechny zpracovávané osobní údaje jsou zabezpečeny náležitými organizačně technických opatřeními. Využívány jsou také bezpečnostní procedury a technická a fyzická omezení pro přístup k osobním údajům a jejich použití na serverech Zprostředkovatele. Přístup k osobním údajům má pouze autorizovaný personál, který s daty pracuje.

Příjemci osobních údajů

Příjemci osobních údajů jsou fyzické nebo právnické osoby, případně orgán veřejné moci, agentury nebo jiné subjekty, kterým jsou osobní údaje poskytnuty. Orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu, se nicméně za příjemce nepovažují; zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro dané účely zpracování.

Zprostředkovatel uplatňuje nejvyšší možný standard zabezpečení osobních údajů. Jen je‑li to nezbytně nutné, sdílí v nezbytné míře osobní údaje s jeho smluvními partnery ‑ advokáti, IT služby etc. Se všemi těmito subjekty však Zprostředkovatel nejprve uzavře smlouvu o zpracování osobních údajů, která zaručí, že s osobními údaji bude nakládáno s úctou, s maximální ochranou proti zneužití a dalšího šíření a jen v nezbytném rozsahu.

Zprostředkovatel předává osobní údaje následujícím příjemcům, kteří mají uzavřenu příslušnou smlouvu o zpracování osobních údajů a to pro plnění potřebných účelů dle nařízení GDPR:

1. Subjekty, které mohou zpracovávat Vaše osobní údaje pro účely plnění smlouvy:

Vaše osobní údaje může Zprostředkovatel předávat také dalším subjektům, kteří se nachází v roli správce, a to všem dodavatelům služeb, kteří se podílejí na plnění vámi zakoupených služeb.

1. Subjekty, které mohou zpracovávat Vaše osobní údaje pro účely poskytování doručovatelských a účetních služeb:
2. Subjekty, které mohou zpracovávat Vaše osobní údaje pro účely ochrany majetku a právem chráněných zájmů správce, ochrany života a zdraví zaměstnanců a klientů:
3. Subjekty, které příležitostně zpracovávají osobní údaje za účelem marketingu či zlepšení kvality služeb: google analytics a facebook‑pixel
4. Subjekty, které příležitostně zpracovávají osobní údaje pro účely související s výkonem pracovněprávních povinností:

Doba, po které jsou osobní údaje uloženy

Základní doba, po kterou jsou osobní údaje uloženy, je vždy stanovená v uzavírané smlouvě mezi klientem a Zprostředkovatelem.

Není‑li stanoveno výslovně jinak,

• osobní údaje potenciálních klientů, kteří předali své osobní údaje, ale smlouvu neuzavřeli, jsou osobní údaje uchovávány po dobu 1 roku, a to pro evidenční účely;
• pro evidenční účely na dobu 5 let jsou uchovávány osobní údaje klientů od okamžiku ukončení účinnosti smlouvy.

Další uchovávané údaje

Uchovávány jsou také veškeré další informace, osobní údaje, které klienti předají o jiných fyzických osobách, se kterými spolupracuje nebo jejichž údaje jsou pro plnění smluvního vztahu nezbytné. Tyto osoby je klient povinen obdobným způsobem informovat o předání jejich osobních údajů Zprostředkovatelem.

ZPROSTŘEDKOVATEL opětovně zdůrazňuje, že SVÉ SOUHLASY s poskytnutím a zpracováním osobních údajů JEDNODUŠE ODVOLÁTE sdělením na adresu adresu Agentura Science Pro, s.r.o. , nebo na info@flexledmed.com. Těmito způsoby posílejte také své případné NÁMITKY proti zpracování osobních údajů.

Vaše práva

1. Za podmínek stanovených v GDPR máte

• právo na přístup ke svým osobním údajům dle čl. 15 GDPR. Máte tak právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k následujícím informacím:
  • účely zpracování;
  • kategorie dotčených osobních údajů;
  • příjemci nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, zejména příjemci ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích;
  • plánovaná doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není‑li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby;
  • existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování a/nebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
  • právo podat stížnost u dozorového úřadu, viz níže;
  • veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů;
  • skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, uvedenému v čl. 22 odst. 1 a 4, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů.
• právo opravu osobních údajů dle čl. 16 GDPR. Máte právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení
• právo na výmaz osobních údajů dle čl. 17 GDPR a to zejm. pokud:
  • osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány; 
  • subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly údaje podle čl. 6 odst. 1 písm. a) nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
  • subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 2;
  • osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
  • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Unie nebo členského státu, které se na správce vztahuje;
  • osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti podle čl. 8 odst. 1.
• právo vznést námitku proti zpracování dle čl. 21 GDPR; Ve všech případech zpracovávání osobních informací ze strany Zprostředkovatele má klient právo podat proti takovému zpracování námitku. Námitka je posléze posouzena, a pokud pro to existují náležité zákonné důvody, bude ji vyhověno. Především máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se jej týkají, na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) nebo f), včetně profilování založeného na těchto ustanoveních. Zprostředkovatel osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Pokud se osobní údaje zpracovávají pro účely přímého marketingu, má subjekt údajů právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, pro tento marketing, což zahrnuje i profilování, pokud se týká tohoto přímého marketingu. Pokud subjekt údajů vznese námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.
• právo na přenositelnost údajů dle čl. 20 GDPR. Zejména máte právo získat osobní údaje, které se ho týkají, jež poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil, a to v případě, že:

1. 1. zpracování je založeno na souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) nebo čl. 9 odst. 2 písm. a) nebo na smlouvě podle čl. 6 odst. 1 písm. b); a
   2. zpracování se provádí automatizovaně

• právo získat informace o porušení zabezpečení Vašich osobních údajů za podmínek stanovených článkem 34 GDPR.
• právo odvolat souhlas se zpracováním písemně nebo elektronicky na adresu nebo email správce uvedený v těchto podmínkách, a to také dle čl. 7 GDPR.
• právo podat stížnost u dozorového úřadu za podmínek stanovených článkem 77 GDPR. Pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů dochází k porušení povinností stanovených v GDPR.
• právo na omezení zpracování dle čl. 18 GDPR. Máte právo na to, aby správce omezil zpracování, v kterémkoli z těchto případů:
  • subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;
  • zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
  • správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
  • subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

2. Pro doplnění práva podat stížnost k dozorovému úřadu, Zprostředkovatel uvádí, že máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů v případě, že se domníváte, že bylo porušeno Vaší právo na ochranu osobních údajů.

Závěrečná ustanovení

1. Odesláním objednávky z internetového objednávkového formuláře potvrzujete, že jste seznámen/a s podmínkami ochrany osobních údajů a že je v celém rozsahu přijímáte.
2. S těmito podmínkami souhlasíte zaškrtnutím souhlasu prostřednictvím internetového formuláře. Zaškrtnutím souhlasu potvrzujete, že jste seznámen/a s podmínkami ochrany osobních údajů a že je v celém rozsahu přijímáte.
3. Správce je oprávněn tyto podmínky změnit. Novou verzi podmínek ochrany osobních údajů zveřejní na svých internetových stránkách, případně Vám zašle novou verzi těchto podmínek na e‑mailovou adresu, kterou jste správci poskytl/a.
4. Bližší informace o vašich právech lze nalézt na stránkách ÚOOÚ.
5. V případě jakýchkoliv dotazů neváhejte Zprostředkovatele kontaktovat, a to na emailu info@flexledmed.com, nebo poštou na adrese sídla.
6. Osobní údaje jsou uloženy na serveru s datovým uložištěm lokalizovaným v EU.